By Eddie Villa
Download the PDF that outline positions impacted.
The wait will soon be over for special education families who have had overdue evaluations. As soon as July 1, families can expect big, structural changes to the special education department that will fast track solutions to better serve students.
The overhaul follows years of students entitled to special education services facing low academic achievement and test scores, a high teacher turnover rate, increased Texas Education Agency complaints, months-long backlogs of more than 900 evaluations, mediations and due process hearings.
An evaluation is the start for a student to receive special education services. The district is required to provide an evaluation within a certain period of the request and there are reports of the district not meeting this criteria. The pandemic has only aggravated the issue, but reports of a toxic work environment and low morale that led to the issue preceded COVID-19.
This was the reality when Chief Academics Officer Elizabeth Casas took on her role in October, which includes supervision of the special education department. Now, seven months into the role, she’s developed a sweeping plan that will change the face of special education in the district as we know it. Part of the initial reorganization was hiring Dr. Dessynie Edwards as Assistant Superintendent to lead Student Programs.
Reorganization
Highlighting some of the issues seen previously, a feedback survey to department staff showed 9% say they receive clear communication about what is going on in the special education department, 11% say they would recommend the department to friends as a great place to work, and 26% say they are satisfied working in the team.
When asked about how the department can create coherence and shared accountability, comments about confusion in the current structure and chain of command stood out.
Comments stated “the current organizational chart is not producing positive outcomes,” “clearer lines of authority and understandable chains of command,” are needed and the district needs to “ensure leadership has the qualifications and background in the areas they supervise and manage.”
Casas also acknowledges what staff says is a toxic working environment, driving staff to leave the district.
"The reality is, if there are some cultural issues within the department, we will address them moving forward to ensure two-way communication,” - Chief Academics Officer Elizabeth Casas.
“The reality is, if there are some cultural issues within the department, we will address them moving forward to ensure two-way communication,” she said.
Now, the district is looking to fill new departmental leadership positions to improve the organizational structure, defining a comprehensive hierarchy. Heading the department would be a new executive director of special education, who will oversee the director of section 504 and dyslexia, director of evaluation, director of related services, director of campus support, and the director of compliance and operations.
These new roles will be responsible for providing clear guidance and support for effective program implementation and strategic alignment of the staff workflow. New positions will be created to support the respective teams.
The reorganization will not impact most other non-administrative staff that provide direct services to students. Impacted staff will be invited to apply to one of the positions created.
Addressing the past, learning and moving forward
While it is an ambitious goal to accomplish in only two months, progress has begun, Casas said.
“We have developed a strategic evaluation plan to accelerate the evaluations,” she said. “By now, every one of the 900 parents should have gotten a call from our team to talk about where their student is in the process.”
“We have developed a strategic evaluation plan to accelerate the evaluations. By now, every one of the 900 parents should have gotten a call from our team to talk about where their student is in the process.” - Elizabeth Casas
The goal moving forward is to speed up evaluations, deliver high-quality services to students and families, develop more collaborative partnerships with parents, and provide challenging educational programs for students.
Next steps
The special education department reorganization is part of a bigger picture––designing a coherent system for school support across the academic and school divisions.
Austin ISD has seen a steady decline in enrollment prior to COVID-19 with little movement in student achievement over the previous three years. Leadership’s goal is to better serve our students, which requires a new learning environment and skill redevelopment.
Casas says the opportunity to build an exemplary special education department is now.
“If we want to get different results, we have to do things differently,” Casas said. “We will get the right qualified people in the right positions.”
Por Eddie Villa - Traducción por Melissa González
Pronto terminará la espera para las familias de Educación Especial con evaluaciones atrasadas. Tan pronto como el 1.° de julio, las familias pueden esperar grandes cambios estructurales en el Departamento de Educación Especial, que acelerarán soluciones para servir mejor a los estudiantes.
La reforma ocurre tras años de que los estudiantes con derecho a servicios de educación especial enfrenten bajo rendimiento académico y puntajes en las pruebas, de una alta tasa de rotación del personal docente, de un aumento en las quejas ante la Agencia de Educación de Texas, de más de 900 evaluaciones con meses de atraso, de mediaciones y de audiencias de debido proceso.
Una evaluación es el primer paso para que un estudiante obtenga servicios de educación especial. El distrito tiene la obligación de hacer una evaluación dentro de cierto periodo de tiempo después de una solicitud, y hay reportes de que el distrito no está cumpliendo con estos criterios. La pandemia solo ha agravado el asunto, pero los reportes del ambiente tóxico y la baja moral que han causado el problema preceden a la COVID-19.
Esta era la realidad cuando la directora general de Asuntos Académicos Elizabeth Casas asumió su puesto en octubre, el cual incluye la supervisión del Departamento de Educación Especial. Ahora, con siete meses en el puesto, ha creado un plan de gran envergadura que cambiará el rostro de la educación especial como la conocemos en el distrito. Parte de la reorganización inicial fue contratar a la Dra. Dessynie Edwards como superintendente adjunta para que liderara los programas estudiantiles.
La reorganización
Destacando algunos de los problemas vistos anteriormente, una encuesta de opinión para el personal del departamento mostró que el 9% dice que recibe una comunicación clara sobre lo que está pasando en el Departamento de Educación Especial, el 11% dice que les recomendaría el departamento a sus amigos como un excelente lugar para trabajar y el 26% dice que está satisfecho trabajando en el equipo.
Cuando se preguntó cómo podía el departamento crear coherencia y una responsabilidad compartida, se destacaron los comentarios sobre la confusión en la estructura actual y la cadena de mando.
Los comentarios decían que "el organigrama actual no está produciendo resultados positivos", que se necesitan "líneas de autoridad más claras y cadenas de comando comprensibles" y que el distrito debe "procurar que el liderazgo tenga cualificaciones y experiencia en las áreas que supervisa y administra".
Casas también reconoce que lo que indica el personal es un ambiente de trabajo tóxico, lo cual causa que el personal se vaya del distrito.
"La realidad es que, si hay algunos problemas en la cultura del departamento, los abordaremos de ahora en adelante para garantizar una comunicación bidireccional", dijo.
"La realidad es que, si hay algunos problemas en la cultura del departamento, los abordaremos de ahora en adelante para garantizar una comunicación bidireccional", - Asuntos Académicos Elizabeth Casas
Ahora el distrito está tratando de llenar nuevos puestos de liderazgo en el departamento para mejorar la estructura organizacional y definir una jerarquía comprehensiva. A la cabeza del departamento estaría un nuevo director ejecutivo de Educación Especial, quien supervisaría al director de la Sección 504 y Dislexia, al director de Evaluación, al director de Servicios Relacionados, al director de Apoyo Escolar y al director de Cumplimiento y Operaciones.
Estos nuevos puestos serán responsables de ofrecer una guía clara y apoyo para una implementación eficaz del programa, así como la alineación estratégica del flujo de trabajo del personal. Se crearán nuevos puestos para sustentar los equipos respectivos.
La reorganización no afectará a la mayor parte del resto del personal no administrativo que brinda servicios directos a los estudiantes. Se invitará al personal afectado a que se postule a uno de los puestos creados.
Abordar el pasado, aprender y seguir adelante
Casas dijo que, mientras que es una meta ambiciosa de alcanzar en solo dos meses, el progreso ya ha comenzado.
"Hemos creado un plan estratégico de evaluación para acelerar las evaluaciones", dijo. "En este momento, los 900 padres de familia deberían haber recibido una llamada de nuestro equipo para hablar sobre el estado del proceso de su niño".
"Hemos creado un plan estratégico de evaluación para acelerar las evaluaciones," - Elizabeth Casas.
La meta de ahora en adelante es acelerar las evaluaciones, brindarles servicios de alta calidad a los estudiantes y las familias, crear más asociaciones colaborativas con los padres de familia y ofrecerles programas educativos desafiantes a los estudiantes.
Los próximos pasos
La reorganización del Departamento de Educación Especial es parte de un panorama más general: el diseño de un sistema coherente para el apoyo escolar en las divisiones académicas y escolares.
El Austin ISD ha visto una disminución continua en su matrícula antes de la COVID-19 con poco movimiento en el rendimiento estudiantil durante los tres años previos. La meta del liderazgo es darles un mejor servicio a nuestros estudiantes, lo cual requiere un nuevo ambiente de aprendizaje y volver a desarrollar destrezas.
Casas dice que esta es la oportunidad de construir un Departamento de Educación Especial ejemplar.
"Si queremos obtener resultados diferentes, tenemos que hacer las cosas de manera diferente", dijo Casas. "Pondremos a la gente cualificada apropiada en los puestos apropiados".